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[[!meta title="Anleitung für ein erfolgreiches Plenum"]]
[[!toc ]]
Eine erfolgreiche Plenumssitzung kann man ganz einfach erreichen wenn man ein paar einfache Schritte einhält.
* Klare Themensetzung. Am Besten arbeitet man in den Tagen vorher bereits ein paar Traktanden aus. Dann wissen die Mitglieder auch, wofür sie kommen.
* Zu Beginn der Sitzung sollte ein Sitzungsleiter und ein von diesem verschiedener Protokolldroide festgelegt werden.
* Alle Teilnehmer sollten die [[Handzeichen|Vereinskram/Zeichensprache]] benutzen. Wenn jemand diese nicht benutzt, sollte er freundlich, aber bestimmt dazu angehalten werden.
# Aufgaben des Sitzungsleiters
Der Sitzungsleiter ist dafür zuständig, dass die Sitzung möglichst effizient verläuft und alle beim Thema bleiben. Seine Aufgaben sind:
* Traktanden eines nach dem anderen durcharbeiten und sicherstellen, dass alle Meinungen zu den Themen hinreichend bekannt sind, aber nicht in unnötig viele Details vertieft werden.
* Mitglieder dazu anhalten, die [[Diskussionsregeln|Vereinskram/Reglement]] einzuhalten, insbesondere dass alle beim Thema bleiben und nicht über irrelevante Details streiten.
* Darauf achten, dass die technischen Details nicht in solcher Tiefe festgesetzt werden, dass die Umsetzung ohne Gehirn erfolgen kann und somit keinen Spass mehr macht.
* Für genug Pausen etc. sorgen, damit die Teilnehmer nicht beschädigt werden und der Protokolldroide nicht überhitzt.
# Aufgaben des Protokolldroiden
Der Protokolldroide protokolliert im Wesentlichen alles, was während der Sitzung stattgefunden hat. Wichtige Punkte sind dabei:
* Was für Vorschläge wurden gebracht?
* Was für Fragen wurden gestellt? Wie lauteten die Antworten?
* Was waren die Abstimmungspunkte? Wieviele Leute waren für welche Punkte, wieviele dagegen, wieviele Enthaltungen gab es?
* Die Auszählung von Abstimmungen muss entsprechend geprüft werden.
* Fand die Wahl geheim statt? Wie wurde sie durchgeführt?
* Für welchen Punkt gab es wieviele Für- und Gegenstimmen, Enthaltungen, ungültige Stimmen?
Was hingegen eher nicht ins Protokoll gehört:
* Es ist bei Diskussionen meistens ziemlich irrelevant, wer was gesagt hat. Es kann hingegen zu Problemen für diejenigen führen. Daher sollte man es im Allgemeinen einfach weglassen.
* Wenn Leute aufgrund ihres Amtes etwas sagen (z.B. Kassier oder ITler), ist es im Allgemeinen hilfreicher, das Amt zu notieren als die Person.
* Es ist immer etwas problematisch, Leute, die etwas stiften oder dergleichen, namentlich im Protokoll zu nennen, wenn sie sich dort nicht selbst eingeschrieben haben. Manchmal wollen diejenigen anonym bleiben oder nur im kleinen Rahmen bekannt sein. Es ist im Zweifelsfall besser, diejenigen zu fragen, ob man sie dabei namentlich erwähnen sollte oder nicht.
* Wenn im Plenum bei einem Punkt gewünscht wird, dass er «off the record» bleibt, sollte er selbstverständlich nicht im Protokoll erwähnt werden.
* Persönliche Streits zwischen Teilnehmern sollten nicht noch durch Erwähnung im Protokoll geschürt werden.
Nachdem die Sitzung beendet ist, ist es die Aufgabe des Protokolldroiden, die in der Sitzung beschlossenen Aufgaben im Ticketsystem zu erstellen. Aufträge an den Vorstand werden dabei in der Kategorie «Vorstandsaufträge» erstellt, Anschaffungsprojekte und Material unter «Einkauf», etc.
# Durchführung von Abstimmungen
Bei Abstimmungen schreiben die Statuten vor, wie sie zu erfolgen haben. Sachabstimmungen müssen öffentlich erfolgen, das heisst durch Handzeichen. Hierbei gibt es jeweils eine oder mehrere Optionen, eine Möglichkeit, den Punkt komplett abzulehnen sowie eine Möglichkeit, sich zu enthalten. Jeder Teilnehmer muss sich explizit für einen dieser Wege entscheiden, implizierte Enthaltungen gibt es nicht.
Für Personenwahlen gilt das Gebot der geheimen Wahl. Da einige von uns viel miteinander arbeiten, besteht die Gefahr, dass wir den Urheber handgeschriebener Wahlzettel an der Schrift erkennen. Daher sind die Zettel vom Wahlleiter im Voraus auszufüllen, so dass die Teilnehmer nur noch ankreuzen brauchen. Es muss ebenfalls eine Möglichkeit zur Enthaltung geboten werden. Leere Zettel sind ungültig zu zählen.
Die Auszählung sollte in jedem Fall von zwei Personen vorgenommen werden, um Fehler zu vermeiden. Die Ergebnisse gehören selbstverständlich ins Protokoll, mit allen Details wieviele Stimmen für welche Option gestimmt haben, wieviele dagegen waren, wieviele sich enthalten haben und wieviele ungültige Stimmen abgegeben wurden.
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