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[[!meta title="Protokoll zum Plenum vom 06. Mai 2016"]]
[[!meta license="[Creative Commons Attribution-NoDerivatives 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by-nd/4.0/)"]]
Am 06.05.2016 um 20:00 fand wieder unser reguläres Plenum statt. Es waren 5 stimmberechtigte Mitglieder anwesend.
# Themen
[[!toc startlevel=1 levels=2]]
# Plenumsregeln und Handzeichen
Kurze Erläuterung der [[Plenumsregeln|Vereinskram/Reglement]] und Demonstration der [[Handzeichen|Vereinskram/Zeichensprache]].
# Aufnahme neuer Mitglieder
Abstimmung über die Aufnahme neuer Mitglieder: Keine neuen Mitglieder
# Schlüsselvergabe
Abstimmung über die [[Vergabe von Schlüsseln|Vereinskram/Formulare/schluesselvertrag]].
Keine neuen Anträge
# Bericht zur Kasse
Die Kassiererin berichtet, wie es im Moment in der Kasse aussieht, vor und nach Abzug der fälligen Kosten.
Kontostand wurde berichtet. Die Mahnungen zu fälligen Mitgliedsbeiträgen wurden per E-Mail verschickt. Weil von den meisten bisher keine Antwort kam, werden jetzt Briefe an diese Leute geschickt.
# Zukunft des Schlüsselkindersystems
Bislang gab es sehr wenig positives und sehr viel negatives Feedback zum Schlüsselkindersystem. Das Feedback war im Wesentlichen:
Positiv:
* Es ist endlich ersichtlich, wann noch Leute zum Aufschliessen fehlen.
* Eine Koordination zum Aufschliessen ist endlich möglich.
Negativ:
* Die Mails stören.
* Wenn sich niemand einträgt, nervt das System jeden Tag mit unzugewiesenen Terminen.
* Die Mailtemplates sind verwirrend und überhaupt nicht hilfreich.
* Manche Leute haben gar keinen Schlüssel und bekommen dennoch die Mails.
* [Durch einen Bug ist das System voller falscher Termine.](https://github.com/starshipfactory/dutycal/issues/13)
* [Das Web-GUI hebt unzugewiesene Termine nicht hervor.](https://github.com/starshipfactory/dutycal/issues/11)
Ein paar Schritte können wir unternehmen, um diese Probleme anzugehen:
* [Bug 13](https://github.com/starshipfactory/dutycal/issues/13) beheben (ist in Arbeit).
* Das Web-GUI [gemäss Bug 11](https://github.com/starshipfactory/dutycal/issues/11) verbessern.
* Eine Mailingliste einrichten, auf welcher nur Mitglieder mit Schlüssel sind, damit die anderen keine Benachrichtigungen bekommen.
Die Mailingliste würde allerdings auch dazu führen, dass das Problem für Nichtschlüsselinhaber weniger sichtbar wird und diese vielleicht weniger Anreiz haben, sich einen Schlüssel zu besorgen um mit zu helfen. Allerdings könnte man das eventuell auch anders regeln?
Weiterhin stellt sich die Frage, ob das Schlüsselkindersystem überhaupt weiter betrieben werden soll. Einiges Feedback von oben ist stark negativ, somit müssen wir ergründen, ob das System so einen hinreichenden Mehrwert bringt, oder ob wir eine andere Lösung benötigen.
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Besprechung: Schlüsselkindsystem - Benutzungsverbesserung
- Diskussion: die Leute fühlen sich nicht angesprochen, um sich bei der Öffnung der Starship Factory-Räumlichkeiten zu beteiligen.
- Die Frage ist, warum ? Möglicherweise wird die Einhaltung von regulären Öffnungszeiten als nicht wichtig empfunden. Zumindest sind nur sehr wenige bereit diese Zeiten auch durch ihre Anwesenheit zu ermöglichen.
- Tatsache ist, dass sehr oft nur fünf Minuten vor der Öffnungszeit ein Slot eingetragen wurde, was keine wirkliche Planungssicherheit bietet.
- Es soll eine Signalisierung auf der Webseite und an der Tür erfolgen: Heute nicht geöffnet mangels Aufschliesswilligen? Es wird aber noch nicht automatisiert, Datenbasis dazu fehlt noch
- Idee ein Anreizsystemen bzw. Bonussystem zu schaffen: pro Quartal, die zwei häufigsten Öffner belohnen (und was soll die Belohnung sein?): darüber wird nachgedacht
- Emails zu fehlenden Öffnungsterminen nur noch für Mitglieder mit Schlüssel; es wird eine neue Mailingliste gebildet
- an alle Nicht-Schlüsselinhaber auf neuer Mailingliste wird eine Zusammenfassung darüber geschickt, ob überhaupt bzw. wann mit welcher Verzögerung geöffnet wurde
- und sonst noch: WebGUI verbessern, keine Fehleinträge, Auswertungssystem ausbauen
Abstimmung, dass am Sonntag, dieselbe Mail verschickt wird, wie an alle andere Tagen, wird einstimmig angenommen
# Vorschlag, die Öffnungszeiten des Vereins zu ändern,
Grund: vielleicht werden die Öffnungszeiten eher eingehalten, wenn sie auf 19:30 - 21:00 Uhr geändert werden.
Es wird angestrebt weiterhin früher zu öffnen, und später zu schliessen, aber eben nicht als verpflichtende Öffnungszeit.
Abstimmung zur Änderung Öffnungszeiten: Es wurde einstimmig die Änderung auf 19:30 - 21:00 Uhr angenommen.
Abstimmung zur Umsetzung einer Öffnungssignalisierung: Es wird einstimmig angenommen.
Es wird der EIZO-Monitor für die Anzeige im Fenster angebracht. Dort werden die Öffnungszeiten, aber auch andere Dinge dargestellt. Mit einem Infrarot-Bewegungssensor und einem Rasperry Pi (beide gesponsort) wird darauf reagiert, wenn jemand unten vor dem Fenster erscheint. Während der Öffnungszeiten, wird dauernd angezeigt.
# Umsetzung der Idee «Starship factory at home»
Ein Mitglied hatte die Idee, Gegenstände, Gerätschaften, Werkzeug und dergleichen in gewisser Weise «verleihbar» zu machen.
Gerade weil dies auch einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich bringt, sollte über das Vorgehen abgestimmt werden.
Abstimmung: einstimmig wird folgendes beschlossen:
Es ist ein tolle Idee, aber nur machbar wenn sich jemand ausdrücklich zu ALLEN folgenden Punkten verpflichtet:
- a) Es dürfen nur Gegenstände verliehen werden, von denen der Verleih-Verantwortliche genügend Kenntnis über die zuverlässige Überprüfung der Funktionstüchtigkeit und Vollständigkeit hat.
- b) Es muss verlässlich zu den regulären Öffnungszeiten die Ausgabe der Leihgüter angeboten werden.
- c) Das Leihgut ist vor der Ausgabe auf Funktionstüchtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen
- d) Es muss verlässlich zu den regulären Öffnungszeiten die Entgegennahme des Leihguts ermöglicht werden.
- e) Das Leihgut ist direkt im Anschluss an die Rückgabe auf Funktionstüchtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen
- f) Bei Abweichungen in der Funktion bzw. Vollständigkeit muss sichergestellt sein, dass Reparatur und Ersatz auf Kosten des Entleihers möglich wird.
- g) Es muss regelmässig überprüft werden, ob die Leihfristen eingehalten werden
- h) Die Ausgestaltung eines Pfandes und einer Versicherung sollte rechtzeitig vor Start geklärt werden.
Von den Anwesenden hat niemand Zeit dies umzusetzen. Alleine schon die Einhaltung der regulären Öffnungszeiten gestaltet sich auch ohne Verleihung von Gegenständen als problematisch. So lange auch nur einer der obigen Punkte nicht eingehalten werden kann, muss die Umsetzung der Idee vorerst abgelehnt werden.
# Einkaufsliste
Auch diesen Monat stehen wieder ein paar Anschaffungen an. über die abgestimmt werden sollte:
* Die regelmässige Anschaffung von Süssigkeiten
Im Rahmen des Snackbudgets werden die getätigten Ausgaben nach Übergabe der Belege erstattet.
* die Genehmigung bereits erfolgter Einkäufe
* Die Anschaffung von elektronischen Bauteilen, um [[Starterkits|/Projekte/Elektronik/Starter-Kits/]] als sinnvolle Ergänzung zu unseren Arduinos anbieten zu können
Es wurde abgestimmt, dass für die Elektronikbauteile/Ergänzung bis zu 20EUR erstattet werden. Wenn es teurer ist, müsste der Betrag erneut abgestimmt werden.
Bei der Abstimmung gab es 3 Zustimmungen und eine Enthaltung, eine Person war als Begünstigter nicht stimmberechtigt.
# Varia
Es wird eine Email an alle stimmberechtigten Mitglieder geschickt, damit die zustimmungsbedürftigen Artikel der neuen Statuten genehmigt werden. Siehe auch [[/Vereinskram/Gemeinnuetzigkeit]]
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